Mut zum Wechsel: Wenn es mit der Praxissoftware nicht mehr passt

Praxistipp aus dem Landesrundschreiben 2/2013, Seiten 10 und 11

Unzufrieden mit der Praxissoftware? Schon wieder wurde die Wartungsrechnung erhöht? Und überhaupt: Das Programm lahmt oder es passt nicht mehr zur Praxis? Das Maß ist voll, eine andere Praxissoftware muss her! Doch leider machen es einem die Anbieter nicht gerade leicht. Was bei einem Wechsel zu beachten ist, erfahren Sie hier.

Aller Anfang ist schwer – dies gilt umso mehr beim Start mit einem neuen Praxisverwaltungssystem. Denn viele Anbieter tun ihr Möglichstes, um einen Wechsel auf die Software eines anderen Herstellers zu verhindern. Dafür gibt es einen Ansatzpunkt: Die Migration der Altdaten in das neue Programm. Denn das ist leider nicht 1:1 möglich. Doch auch diese Hürde ist überwindbar. Zunächst sollten wechselwillige Praxen allerdings eine zentrale Frage beantworten: Gibt es gute Gründe für einen Wechsel?

„Haben andere Nutzer dieses Programms auch solchen Ärger damit?“ Diese und ähnliche Fragen werden den Beratern der KV Bremen häufig gestellt. Doch nur selten gibt es eine Häufung von Problemen bei einem bestimmten Programm. Meist sind es Gesetzesänderungen, die recht kurzfristig von den Herstellern umgesetzt werden müssen. Sie benötigen Zeit zum Analysieren, zum Programmieren, zum Testen und Dokumentieren. Auch die Auslieferung der Updates bedeutet einen logistischen Aufwand. Diese Probleme haben dann alle Hersteller gleichzeitig. Updates beseitigen Fehler der Updates. Und irgendwann läuft es wieder rund. Dies gilt übrigens gleichermaßen für die Großen der Branche und die Exoten.

Ärgern Sie die ständig steigenden Anforderungen an die Rechner? Nach drei bis fünf Jahren schon wieder alles neu, obwohl sie doch „gefühlt“ gerade erst gekauft sind? Meist sind es die Betriebssysteme, die die höheren Anforderungen stellen. Heute ein System unter Windows XP oder noch älteren Versionen laufen zu lassen, bedeutet den Verzicht auf das Beseitigen von empfindlichen Sicherheitslücken, die nicht nur aus dem Netz, sondern auch über Datenträger in die Systeme eindringen können. Und das moderne Betriebssystem läuft vielleicht nicht mehr auf den Rechnern, auf denen es sich mit Windows 2000 noch ganz gut arbeiten ließ. Hier liegt also eher ein Problem der Hardware vor – und weniger eine mangelhafte Software. Die Modernisierung der Rechner könnte aber durchaus auch zum Anlass genommen werden, sich nach neuer, passenderer Software umzuschauen.

Die Hotline ist kaum erreichbar, kennen Sie das? Wenn es die Spitzenzeit zum Quartalswechsel ist, dann ist das durchaus normal. Das ist bei allen Anbietern so. Auch wenn in dieser Phase extra lange Hotline-Zeiten angeboten werden. Die Quartalsabrechnung ist ein Vorgang, der nur viermal im Jahr stattfindet. In manchen Praxen wird das nie zur Routine. Und das Handbuch? Wenn es gut ist – und es gibt durchaus gute Handbücher, meist nicht in Papierform, sondern in elektronischer Form –, haben Sie vorher die Lösung des Problems dort gesucht? Viele Hersteller betreiben auch gute Online-Foren, die Hilfe versprechen. Es gibt aber durchaus die Situation, wo die Erreichbarkeit auch zwischen den Quartalen einfach nicht gegeben ist. Oder wo an der Kompetenz der Mitarbeiter gezweifelt werden darf. Manchmal stimmt auch die Chemie zwischen Anwender und dem Spezialisten aus der Hotline nicht. Wenn also das Programm nicht bedient werden kann und die Hilfsangebote nicht ausreichen, kann ein Wechsel die sinnvollere Alternative sein.

Gebührenerhöhungen sind ärgerlich, meistens – aber nicht immer – begründbar. Häufig verweisen die Hersteller auf die Kassenärztliche Bundesvereinigung, die bestimmte Funktionen fordert. Das ist vielfach auch richtig, manchmal werden aber auch kleine Änderungen zum Anlass genommen, die Wartungsgebühren zu erhöhen. Wenn die sich ohnehin schon am oberen Ende bewegen, ärgert das umso mehr. Als Richtwert wird heute etwa alle drei bis vier Jahre die Software über die  Wartung noch mal bezahlt. Bei einigen Programmen kann man auf die Wartung verzichten, so lässt sich heute mit Microsoft Office 2003 noch ganz passabel arbeiten. Da gibt es aber nicht jedes Quartal einen neuen EBM. Schlussendlich kann aber die Wartungsrechnung ein weiterer Grund zum Programmwechsel sein.

Vielleicht hat Sie aber auch ein Programm eines Anbieters, das sie auf einer Messe kennengelernt oder bei einem Kollegen gesehen haben oder das sie in einer kostenlosen Probeversion ausprobieren durften, dermaßen begeistert, dass Sie den Wechsel vorantreiben wollen. Auch Ihr Praxisteam ist begeistert von der Idee und bereit, Überstunden zu machen. Dann sollten Sie sich nicht durch die kommenden Schwierigkeiten entmutigen lassen. Denn mit einem schlechteren Programm weiter zu arbeiten, nur weil die Hindernisse übergroß erscheinen, ist nicht sinnvoll. Sie verlängern nur den Frust, während mit neuer Software die Zufriedenheit  möglicherweise deutlich erhöht wird.

Die größte Hürde für den Wechsel ist nicht etwa die Technik, die in der neuen Software steckt oder die ungewohnte Anwenderoberfläche. Das Problem steckt in den Altdaten und ihrem Export in die neue Software. Jedes Programm speichert die Daten in einem anderen Format. Sie können sie also nicht einfach aus der Datensicherung dazu spielen. Eine Konvertierung ist nötig. Es gibt dazu zwar das so genannte BDT-Format, welches aber nicht alle Daten eins zu eins übertragen kann. An einer Modernisierung des BDT wird gearbeitet. Doch das wird dauern. Die aktuelle Version ist von 1994.

Beim Export der Daten werden Sie kaum Unterstützung finden, Sie sind ja ein scheidender Kunde. Die Unzulänglichkeiten werden vom neuen Programmanbieter auszugleichen sein. Vielleicht ist der Export der Daten sogar kostenpflichtig, was keine Garantie für Qualität ist. Auch der Import, die Korrektur, die ja  programmgesteuert erfolgen soll, kann Kosten verursachen. Kurzum: Es gibt in der Regel keine Garantie, dass die Daten komplett übertragbar sind.

Wenn Sie karteilos arbeiten, werden Sie kaum um den Import herum kommen. Wenn Sie im Computer nur Kopien der Akten haben, ist der Verlust möglicherweise zu verschmerzen. Dann fangen Sie mit einem frischen System an, ohne den Ballast der Altdaten. Manchmal ist es auch möglich, das alte System parallel auf Ihren  Computern weiter laufen zu lassen, um so im Fall der Fälle daraus Daten zu übernehmen. Wahrscheinlich merken Sie aber schnell, dass die Daten im Altsystem kaum mehr gebraucht werden. Der neue Datenbestand wird in der neuen Software meistens etwa durch die Chipkarte schneller wieder aufgebaut als erwartet.

Auf jeden Fall sollten Sie für den Übergang viel Zeit einplanen. Die Phase der Quartalsabrechnung oder der Beginn des neuen Quartals bieten sich dafür nicht an. Gerade in dieser Zeit dürfte es schwierig sein, Unterstützung vom Hersteller zu bekommen. Setzen Sie sich auch mit der Frage des Scheiterns auseinander: Die  Datenübernahme klappt einfach nicht. Das Anbinden von unverzichtbaren Geräten dauert länger als geplant. Ein zweiter Anlauf muss unternommen werden. Es ist also durchaus empfehlenswert, das alte Programm nicht sofort aus dem Fenster zu werfen. Einige Hersteller gestatten es sogar, das alte Programm parallel auf dem gleichen Rechner weiter laufen zu lassen. Das bedeutet ein hohes Maß an Sicherheit. Denn der Ersatz steht parat.

Gerade wenn Sie konsequent karteilos arbeiten und die Datenübernahme sehr wichtig ist, muss mit hohen Kosten für die Überführung gerechnet werden. Nähere Angaben dazu kann nur der neue Anbieter machen. Wenn Sie danach aber „den Ärger los sind“, den sie mit ihrem alten System hatten, lassen sich diese  Mehrkosten vielleicht verschmerzen.

Relativ problemlos geht der Wechsel vonstatten, wenn Sie die Praxiscomputer neben der Kartei betreiben: Dann können Sie auch ohne Datenübernahme auf die neue Software umsteigen. Das ist relativ unproblematisch. Sie können sogar mit „halber Kraft“ parallel arbeiten, zum Beispiel nur einige Patienten am Tag zusätzlich auch in das neue System erfassen um typische oder schwierige Fälle zu testen. Das kann Sie ganz entscheidend in der Auswahl des richtigen neuen Systems bestärken.

 

Schritt für Schritt: So läuft ein Software-Wechsel ab

  1. Prüfen Sie: Wie zufrieden sind Sie mit Ihrem aktuellen System? Ist ein Wechsel für Sie die richtige Alternative?
  2. Wählen Sie ein neues System aus, von dem Sie - und Ihr Team - begeistert sind. Probieren Sie Demo-Versionen aus. Fragen Sie Kollegen. Besuchen Sie Messen.
  3. Klären Sie mit dem potenziellen neuen Anbieter alle Kosten: Neue Hardware / Netzwerk / Installation / Datenübernahme / Schulung / Wartungsvertrag
  4. Beachten Sie die Kündigungsfristen Ihres bisherigen Anbieters! Dürfen und wollen Sie das alte System weiter parallel betreiben?
  5. Beantworten Sie für sich die folgenden Fragen: Ist eine Datenübernahme nötig? Ist sie vielleicht testbar? Laufzeiten? Kosten?
  6. Erstellen Sie einen realistischen Zeitplan mit Reserven.
  7. Rufen Sie die EDV-Experten der KV an. Vielleicht können wir helfen.
  8. Und schließlich: Setzen Sie Ihren Plan in die Tat um!

 

Praxisverwaltungssysteme im Überblick

 

Die hier angegebenen Links zu den Internetseiten der Anbieter von Praxiscomputer-Systemen im Internet werden als Dienstleistung angeboten, soweit sie der Kassenärztlichen Vereinigung Bremen bekannt sind. Diese Aufzählung kann nicht umfassend oder vollständig sein. Die Kassenärztliche Vereinigung Bremen übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit der Inhalte.

 

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