Dateien sicher an die KV übertragen: So geht es ohne Fax

Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, können nicht mehr per Fax versendet werden. Das trifft nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) schon dann zu, wenn das Dokument beispielsweise einen Namen enthält. Zum 31. Juli 2022 schaltet die KV Bremen deshalb die unsichere Kommunikation über Fax ab.

Daten können auf diesen Wegen verschlüsselt und datenschutzkonform an die KV Bremen übermittelt werden:

  • Praxen steht als Alternative zum Fax erstens eine Uploadfunktion im Mitgliederportal zur Verfügung, mittels derer personenbezogene Unterlagen wie zum Beispiel die Erklärung zur Quartalsabrechnung sicher an die KV Bremen übertragen werden. 
  • Zweitens kann der Cryptshare-Dienst genutzt werden, der Daten über das Internet verschlüsselt und DSGVO-konform an die KV Bremen übermittelt. Beide Übermittlungswege funktionieren selbsterklärend und sind einfach anzuwenden. 
  • Perspektivisch wird auch die sichere Kommunikation über einen KIM-Dienst (Kommunikation im Medizinwesen) zwischen Praxen und der KV Bremen möglich gemacht werden. 

Wege der Datenübertragung

Mitgliederportal

Neben der Erklärung zur Quartalsabrechnung können Praxen Dokumente mit personenbezogenen Inhalten zu folgenden Themen über die Uploadfunktion im Mitgliederportal an die KV Bremen senden:

  • Abrechnung
  • IT/Telematikinfrastruktur
  • Zulassung/Niederlassung
  • Genehmigungen/QM
  • Verträge/Honorarkonto/Abschläge
  • Arzneimittel & Co
  • Bereitschaftsdienste
  • Terminservicestelle
  • Formulare/Urlaubs- und Krankheitsmeldung
  • Öffentlichkeitsarbeit/Vorstand
  • Wirtschaftlichkeitsprüfung
  • Plausibilitätsprüfung
  • Teilnahmeerklärung Selektivvertrag

So funktioniert der Datenaustausch über Upload im Mitgliederportal

Der Uploadbereich ist im Mitgliederportal der KV Bremen implementiert. Das Mitgliederportal ist eine passwortgeschützte Seite im Internet, die nur über die Telematikinfrastruktur (TI) erreicht werden kann. Es wird angesteuert, indem folgende Adresszeile in einem Internetbrowser eingeben wird: https://onlineerfassung.kvhb.kv-safenet.de

Sollten Sie die Zugangsdaten verlegt haben, können Sie sich wenden an: Nina Arens,  0421 34 04-372, n.arens@kvhb.de

Klicken Sie auf der Übersichtsseite auf „Uploadbereich“.

Danach können Sie wählen zwischen „Quartalserklärung“ und „Sonstige Dokumente“.

Bitte beachten Sie, dass nur Dateien im PDF-Format bzw. in den üblichen Grafikformaten PNG, JPG oder JPEG eingestellt werden können.

Cryptshare

Praxen – ebenso wie Externe – können den neuen Cryptshare-Dienst der KV Bremen nutzen, der Daten über das Internet verschlüsselt und DSGVO-konform an die KV Bremen übermittelt.

So funktioniert der Datenaustausch über Cryptshare

Zu Nutzungsdaten für das Datenaustausch-Tool von Cryptshare erhalten Mitglieder mit der Honorarabrechnung des Quartals 1/2022. Rufen Sie das Upload-Portal über folgenden Link auf: https://tausch.kvhb.de

Klicken Sie auf den Button „Bereitstellen“. In der darauf folgenden Maske müssen Sie sich registrieren und Ihre Kontaktdaten eintragen.

Mit dem nächsten Klick erhalten sie eine Mail mit einem Verifizierungscode. Kopieren Sie diesen. Fügen Sie den Code dann auf der Cryptshare-Seite in das angegebene Feld ein.

Nach erfolgreicher Verifizierung geben Sie die Mailadresse des Daten-Empfängers ein. Zum Beispiel für die Erklärung zur Quartalsabrechnung abrechnung@kvhb.de, in Zulassungsangelegenheiten eingang.rz@kvhb.de

Nach einem Klick auf „Weiter“ können Sie Ihre Daten über die sogenante „Drag and Drop“-Funktion einfach in das Transfer-Fenster hineninziehen oder über einen Klick auf „Durchsuchen“ Dateien in einem Ordner Ihres Rechners auswählen.

In der Passwortmaske geben Sie nun das im Passwortbrief der KV Bremen mitgeteilte Passwort ein.

Zuletzt können Sie die Nachricht eingeben und einen Anhang beifügen. Schließen Sie mit „Transfer starten“ ab.

KIM-Dienst (Perspektive)

Der Kommunikationsdienst KIM (Kommunikation im Medizinwesen) ermöglicht es Praxen, medizinische Dokumente elektronisch und sicher über die Telematikinfrastruktur (TI) zu versenden und zu empfangen. 

KIM funktioniert wie ein E-Mail-Programm, nur wird dabei jede Nachricht und jedes Dokument verschlüsselt und erst beim Empfänger wieder entschlüsselt. Da KIM sich in die Praxisverwaltungssysteme integrieren lassen soll, wird die Kommunikation dann besonders einfach und komfortabel sein.

Perspektivisch wird auch die Kommunikation über einen KIM-Dienst zwischen Praxen und der KV Bremen möglich sein. 

Gottfried Antpöhler

Abteilungsleitung EDV


Matthias Henke

Stv. Abteilungsleitung EDV