„ePA für alle“ ab 2025 – Die wichtigsten Infos für Praxen im Überblick

Die neue ePA unterscheidet sich von den bisherigen ePAs im Wesentlichen durch die Masse. Bisher besitzen weniger als ein Prozent der Versicherten eine ePA. Im kommenden Jahr werden es voraussichtlich bis zu 99 Prozent! Denn Krankenkassen müssen (!) allen Versicherten eine ePA zur Verfügung stellen, sofern diese nicht aktiv widersprechen (Opt-Out-Verfahren). Aus diesem Grund wird von der „ePA“ für alle gesprochen.

Der Starttermin wurde in den Medien häufig falsch kommuniziert. Der 1. Januar 2025 stimmt nicht! Bedingt richtig ist der 15. Januar. Ab diesem Stichtag startet die neue ePA in einigen Testregionen in Hamburg und Nordrhein-Westfalen. Dieser „Test“ soll einen Monat laufen. Das Bundesgesundheitsministerium will dann über ganz Deutschland ausrollen. Damit gilt der 15. Februar als frühester Starttermin. Wann die ersten Patienten mit der ePA in die Praxen kommen, ist nicht ganz klar. Wahrscheinlich ist, dass sich die „Welle“ langsam aufbauen wird.

Die ePA unterscheidet sich wesentlich durch die in der Praxis geführte Behandlungs-/Patientenakte.

Behandlungsdokumentation:
- Dokumentation der Behandlung aufgrund gesetzlicher und berufsrechtlicher Vorschriften durch Ärzte und Psychotherapeuten – unberührt von der ePA ausschließlich durch Arzt oder Psychotherapeut geführt 

ePA:
- dient der Unterstützung der Anamnese und Befunderhebung enthält Informationen zu Befunden, Diagnosen, durchgeführten und geplanten Therapiemaßnahmen versichertengeführt, inkl. Widerspruchsmöglichkeiten.

Voraussetzung für die ePA – wie für alle kommenden Anwendungen – ist, dass die Praxis an die Telematikinfrastruktur angeschlossen ist. Ärzte/Psychotherapeuten greifen über das Praxisverwaltungssystem (PVS) bzw. das Krankenhausinformationssystem (KIS) auf die ePA zu. Dafür ist ein PVS-Modul notwendig, das ab Januar 2025 bereitstehen soll. Die PVS-Hersteller sind allerdings nicht verpflichtet, das neueste ePA-Modul 3.0 schon vor dem bundesweiten Rollout auch außerhalb der Modellregionen anzubieten.

• Patienten stecken in der Praxis ihre eGK 
• Die Praxis hat dann 90 Tage Zugriff auf die ePA 
• Ärzte und Psychotherapeuten schauen anlassbezogen in die ePA 
• Dokumente können zunächst nur anhand von Metadaten gesucht werden 
• Herunterladen von Dokumenten für die eigene Ablage im PVS ist möglich 
• Ärzte und Psychotherapeuten stellen bestimmte Dokumente aus aktuellem >Behandlungskontext in die ePA 
• Es werden keine Inhalte eingestellt, wenn Patienten dem widersprechen

Inhalte gelangen auf unterschiedlichen Wegen in die ePA: 

• automatisch durch die Praxis
• Verpflichtung zu Befüllung durch die Praxis
• auf Wunsch des Patienten 
• durch Patienten selbst eingestellt

Pflicht zur Befüllung: Befundberichte, Laborbefunde, Befunddaten (bildgebende Diagnostik), eArztbriefe, Ergebnisse genetischer Untersuchungen (mit expliziter Einwilligung des Patienten), Daten des elektronischen Medikationsplans und zur Prüfung der AMTS als MIO

Auf Wunsch des Patienten: eAU; Befunddaten, Diagnosen, Therapiemaßnahmen und sonstige Informationen; Elektronische Patientenkurzakte; Daten aus DMP-Programmen; Daten zu Heilbehandlungen und Rehamaßnahmen; Elektronische Abschriften der vom Arzt und Psychotherapeuten geführten Patientenakte

Automatisch: Elektronische Medikationsliste (eML); Daten der Krankenkassen (Abrechnungsdaten)

Durch Patienten eingestellt: Daten der Versicherten (Wearables)

Patienten haben weitreichende Widerspruchsmöglichkeiten – und zwar über die ePA-App oder direkt über ihre Krankenkasse / Ombudsstelle.

• Versicherte können der ePA als Ganzes widersprechen (gegenüber ihrer Krankenkassen)
  > Patient hat keine ePA
• Patienten können per ePA-App Praxen den Zugriff auf die ePA entziehen oder sie vom Zugriff auf die ePA dauerhaft ausschließen
  > Praxis hat keinen Zugriff auf ePA
• Patienten können dem Einstellen von Dokumenten in die ePA im Behandlungskontext widersprechen
  > Dokument wird nicht in die ePA eingestellt

Grundsätzliche Pflichten 

• Einhaltung der Vorgaben zur ePA gehört zu vertragsärztlichen Pflichten 
• Ärzte und Psychotherapeuten müssen die notwendige Ausstattung vorhalten 
• Praxen müssen die aktuelle Software-Version der ePA vorhalten

Befüllungspflichten 

• Arzt/Psychotherapeut hat die Daten selbst erhoben 
• Daten stammen aus der aktuellen Behandlung 
• Daten stehen in elektronischer Form bereit 
• Es liegt kein Widerspruch des Patienten vor – weder gegen die ePA insgesamt, noch gegen das Einstellen des betreffenden Dokuments
   

Nutzungspflichten 

• Eine „anlasslose Ausforschungspflicht“, also dass der Arzt oder Psychotherapeut routinemäßig in die ePA schauen muss, gibt es nicht. 
• Grundlage der ärztlichen Behandlung bleibt das anamnestische Gespräch. 
• Hieraus können sich Umstände ergeben, die eine Einsichtnahme erforderlich machen – eine Patientin mit Oberbauchschmerzen weist zum Beispiel auf einen aktuellen Befund einer kürzlich durchgeführten Magenspiegelung hin. 
• Der Arzt kommt so seiner ärztlichen Sorgfalt nach.

Haftung 

• Grundlage für Ansprüche von Patienten ist die Behandlungsakte des Arztes / Psychotherapeuten (Primärdokumentation).
   

Zum Start der neuen ePA wird es keine neuen Abrechnungsziffern geben. Es gelten die GOP, die schon bei der aktuellen ePA abgerechnet werden können.

• GOP 01647 „Zusatzpauschale ePA-Unterstützungsleistung“ (1,79 Euro/15 Punkte)
• GOP 01431 „Zusatzpauschale elektronische Patientenakte zu den GOP 01430, 01435 und 01820“ (36 Cent/3 Punkte) 
• GOP 01648 „Zusatzpauschale ePA-Erstbefüllung“ (10,62 Euro / 89 Punkte) 

Weitere Informationen zu den einzelnen GOP siehe unten („So wird abgerechnet“)

Alle Versicherten erhalten eine ePA von ihrer Krankenkasse, sofern sie nicht widersprechen (Opt-Out). Die Krankenkassen sind gesetzlich verpflichtet, ihre Versicherten umfangreich zu informieren. Der Zugriff auf die ePA wird durch eine ePA-App bzw. durch eine Webanwendung (Desktop) gewährleistet. Die konkrete Umsetzung obliegt den jeweiligen Krankenkassen. Insofern werden sich Umfang und Funktionalitäten unterscheiden.

Weitere Materialien für Praxen zur elektronischen Patientenakte (ePA) und Infomaterialien für Ihre Patienten finden Sie im Downloadcenter.

GOP 01647: „Zusatzpauschale ePA-Unterstützungsleistung“ (1,79 Euro/15 Punkte)

• die GOP beinhaltet insbesondere die Erfassung und/oder Verarbeitung und/oder Speicherung medizinischer Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext in der ePA
• sie wird als Zusatzpauschale zu den Versicherten-, Grund- und Konsiliarpauschalen sowie den Leistungen des Abschnitts 1.7 (ausgenommen in-vitro-diagnostische 
  Leistungen) gezahlt
• sie ist einmal im Behandlungsfall (= Quartal) berechnungsfähig
• sie ist nicht berechnungsfähig, wenn im selben Behandlungsfall die Pauschale für die sektorenübergreifende Erstbefüllung (GOP 01648) abgerechnet wird. Details sind in der ePA-Erstbefüllungsvereinbarung geregelt.

GOP 01431: „Zusatzpauschale elektronische Patientenakte zu den GOP 01430, 01435 und 01820“ (36 Cent/3 Punkte)

• die GOP wird als Zusatzpauschale zu den GOP 01430 (Verwaltungskomplex), 01435 (Haus-/Fachärztliche Bereitschaftspauschale) und 01820 (Rezepte, Überweisungen, Befundübermittlung) gezahlt
• sie umfasst Versorgungsszenarien mit ärztlichen Tätigkeiten im Zusammenhang mit der ePA, in denen keine Versicherten-, Grund- oder Konsiliarpauschale berechnet wird
• sie ist höchstens viermal im Arztfall berechnungsfähig 
• sie ist – mit Ausnahme der GOP 01430, 01435 und 01820 – im Arztfall nicht neben anderen GOP und nicht mehrfach an demselben Tag berechnungsfähig

GOP 01648: „Zusatzpauschale ePA-Erstbefüllung“ (10,62 Euro / 89 Punkte)

• Eine sektorenübergreifende Erstbefüllung liegt vor, wenn noch keine Inhalte von einem Vertragsarzt, einem im Krankenhaus tätigen Arzt oder Psychotherapeuten oder einem 
  Zahnarzt in die ePA des Versicherten eingestellt worden sind. Eine Erstbefüllung kann auch dann noch vorliegen, wenn der Versicherte selbst bereits eigene Inhalte in die ePA 
  eingestellt hat.
• Mit der Erstbefüllung sind keine vertragsärztlichen Beratungspflichten der Versicherten zur Funktionalität oder Nutzung der ePA verbunden.
• Die GOP ist im Behandlungsfall nicht neben der GOP 01647 „Zusatzpauschale ePA-Unterstützungsleistung“ sowie der GOP 01431 „Zusatzpauschale elektronische Patientenakte zu den GOP 01430, 01435 und 01820“ berechnungsfähig. 
• Details sind in der ePA-Erstbefüllungsvereinbarung geregelt.

Können Ärzte und Psychotherapeuten die komplette ePA einsehen, sobald der Patient die Versichertenkarte steckt?

Ja. Mit dem Stecken der Versichertenkarte erhält die Praxis für 90 Tage Zugriff auf die komplette Akte – vorausgesetzt der Patient hat nicht einzelne Informationen gesperrt.
 

Ist der Patient dazu verpflichtet, den Arzt oder Psychotherapeuten auf relevante Dokumente in der ePA hinzuweisen?

Ja, der Patient hat eine Mitwirkungsverpflichtung im Rahmen der Behandlung.

Was ändert sich beim innerärztlichen Informationsaustausch?

Die ePA ändert nichts an der innerärztlichen Kommunikation. Ein Arzt oder Psychotherapeut kann nicht sicher sein, dass der weiterbehandelnde Kollege Zugriff auf die ePA hat oder eine von ihm eingestellte Information wahrnimmt. Auch hat der Versicherte das Recht, Daten zu löschen. Ist ein professioneller Informationstransfer zwischen Kollegen oder zwischen medizinischen Einrichtungen nötig, muss weiterhin eine direkte Kommunikation stattfinden – beispielsweise über den Kommunikationsdienst KIM.

Auch Arztbriefe sollen in der ePA abgelegt werden. Ist eine Übermittlung via KIM dann noch nötig?

Ja, denn Patienten können einem Arzt jederzeit den Zugriff auf die ePA entziehen oder den Arztbrief löschen. Dennoch ist es sinnvoll, den Arztbrief nicht nur an die Kollegin oder den Kollegen zu senden, sondern auch in die ePA einzustellen. So hat zu einem späteren Zeitpunkt auch ein anderer mitbehandelnder Facharzt oder ein Krankenhausarzt Zugriff auf die Informationen

Wird es eine Art Anamneseblatt geben, auf dem die wichtigsten Befunddaten zusammengefasst sind?

Die elektronische Patientenkurzakte soll eine solche Zusammenfassung bieten. Sie wird allerdings erst später in der ePA bereitstehen.

Welche Dateiformate werden unterstützt?

Praxen werden anfangs ausschließlich PDF-Dokumente im Format PDF/A einstellen können. Die Größe je Dokument ist auf 25 MB begrenzt. Bilddateien sollen später folgen.

Wie und wann werden medizinische Informationsobjekte eingebunden?

Sogenannte medizinische Informationsobjekte (MIO) werden sukzessive eingeführt. Der Gesetzgeber regelt dies über eine Rechtsverordnung. Das erste MIO – der elektronische Medikationsplan – soll Mitte 2025 nutzbar sein.

Dürfen Praxen das Befüllen der Akte verweigern, wenn der Praxisalltag es gerade nicht zulässt?

Nein, aus den Paragrafen 347ff. SGB V ergeben sich die Befüllungspflichten, die im aktuellen Behandlungskontext zu erfolgen haben. Zudem kann die ePA auch befüllt werden, wenn der Patient die Praxis bereits verlassen hat.
 

Sind alle Fachärzte verpflichtet, ihre Befunde in die ePA einzustellen?

Grundsätzlich sind alle Ärzte verpflichtet, Befunde einzustellen, die sie in der aktuellen Behandlung selbst erhoben haben und die elektronisch vorliegen.

Müssen Ärzte ihre Patienten darüber informieren, dass sie Befunde in ihre ePA einstellen?

Grundsätzlich gilt: Vertragsärzte und -psychotherapeuten müssen ihre Patienten darüber informieren, welche Daten sie im Rahmen ihrer gesetzlichen Verpflichtung in der ePA speichern. Dies kann mündlich oder auch per Praxisaushang erfolgen. Sollten Patienten widersprechen, ist dies in der Behandlungsdokumentation zu dokumentieren. Es ist außerdem Aufgabe der Praxis, die Patienten darauf hinzuweisen, dass sie einen Anspruch auf die Befüllung der Akte mit weiteren Daten haben. Wird dies gewünscht, muss die Praxis die Einwilligung des Patienten ebenfalls in der Behandlungsdokumentation des Arztes oder Psychotherapeuten erfassen.

Welche besonderen Informations- und Dokumentationspflichten gelten beim Einstellen hochsensibler Daten?

Für hochsensible Daten insbesondere zu sexuell übertragbaren Infektionen, psychischen Erkrankungen und Schwangerschaftsabbrüchen gilt:

• Ärzte und Psychotherapeuten müssen die Patienten auf das Recht zum Widerspruch hinweisen.
• Patienten können dann im unmittelbaren Behandlungskontext widersprechen, dass diese Daten in die ePA eingestellt werden.
• Ärzte und Psychotherapeuten müssen den Widerspruch nachprüfbar in ihrer Behandlungsdokumentation protokollieren.
• Für Ergebnisse von genetischen Untersuchungen oder Analysen im Sinne des Gendiagnostikgesetzes gilt: Diese dürfen in der ePA nur gespeichert werden, wenn der Patient explizit eingewilligt hat. Die Einwilligung muss ausdrücklich und schriftlich oder in elektronischer Form vorliegen.
   

Was ist, wenn ein Arzt oder Therapeut nicht an die Telematikinfrastruktur angebunden ist? Ist er dann von allen Verpflichtungen zur Befüllung und zur Kenntnisnahme der ePA befreit?

Dann greifen die gesetzlichen Sanktionen, und der Arzt verstößt gegen vertragsärztliche Pflichten.

Inwieweit ist für die ePA der eHBA erforderlich oder reicht die SMC-B aus?

Um auf die ePA zugreifen zu dürfen, muss der Arzt oder Psychotherapeut neben der SMC-B auch über einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) verfügen.

Wie kommen die Daten aus dem Praxisverwaltungssystem in die ePA?

Die Daten werden über die Telematikinfrastruktur in die ePA übertragen oder von dort heruntergeladen.

Wo wird die ePA gespeichert, und wo wird sie bearbeitet?

Die ePA ist auf Servern von ePA-Aktenanbietern gespeichert, die die ePA im Auftrag der Krankenkassen betreiben. Ärzte und Psychotherapeuten greifen mit Hilfe ihres Praxisverwaltungssystems auf die ePA zu. Patienten wiederum nutzen die ePA-App, die die Krankenkassen in den App-Stores zur Verfügung stellen.
 

Was ändert sich für Psychotherapeuten durch die Einführung der elektronischen Patientenakte?

Die Einführung der ePA betrifft auch die Psychotherapeuten. Sie sind ebenfalls verpflichtet, Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext einzupflegen. Es wird sich in der Regel um Erkrankungen handeln, die eine stigmatisierende Wirkung haben können. Für solche Daten gelten besondere Informationspflichten. Das heißt: Die Psychotherapeutin oder der Psychotherapeut weist die Patienten ausdrücklich auf deren Widerspruchsmöglichkeiten hin und dokumentiert im Falle eines Widerspruchs dies ausdrücklich in seiner oder ihrer Behandlungsdokumentation. Allerdings gibt es derzeit noch einige ungeklärte Fragen, insbesondere zum Umgang mit Minderjährigen und zum Umgang mit subjektiven Aufzeichnungen. Diese Fragen hat die KBV an das BMG adressiert mit der Bitte um Klärung.

Welche Daten müssen Psychotherapeuten in die ePA einstellen?

Psychotherapeuten müssen grundsätzlich die gleichen Daten einstellen wir Ärzte. Das Gesetz verlangt Daten zu Laborbefunden, Befunddaten aus bildgebender Diagnostik, Befundberichte aus invasiven und chirurgischen sowie nichtinvasiven oder konservativen Maßnahmen und elektronische Arztbriefe. Auch kann der Patient verlangen, dass die Patientenakte, die der Psychotherapeut führt, eingestellt wird. Handschriftliche Gesprächsaufzeichnungen zur Unterstützung der Sitzung jenseits der Patientenakte brauchen nicht eingestellt zu werden. Bei Psychotherapeuten wird in der Regel aber das besondere Widerspruchsrecht und die Belehrung hierzu in Betracht kommen. Dabei gilt immer: Auch Psychotherapeuten müssen nur Daten in die ePA übertragen, die sie in der aktuellen Behandlung selbst erhoben haben und die in elektronischer Form vorliegen.

Bin ich als Psychotherapeut verpflichtet, über mögliche negative Konsequenzen der ePA zu informieren?

Es gibt für psychische Erkrankungen eine besondere Belehrungspflicht über das Widerspruchsrecht der Patienten. Das heißt: Ärzte und Psychotherapeuten müssen die Patienten ausdrücklich auf deren Widerspruchsmöglichkeiten hinweisen und in der Behandlungsdokumentation dokumentieren, sollte der Patient widersprechen.

Müssen auch Stundenprotokolle einer Psychotherapie-Sitzung hochgeladen werden?

Psychotherapeuten müssen keine Stundenprotokolle in die ePA einstellen.

Haben Psychotherapeuten auch Einsicht in die Medikation?

Mit dem Stecken der elektronischen Gesundheitskarte haben Psychotherapeuten Zugriff auf alle Daten, die in der ePA gespeichert sind und die der Versicherte nicht ausgeblendet hat. Dazu gehört auch die Medikationsliste, die mit Start der neuen ePA automatisch erstellt wird. Sie enthält alle Arzneimittel, die der Patient per eRezept verordnet bekommen hat.

 Wie werden psychiatrische Medikamente gehandhabt?

 In der Medikationsliste werden in der ePA ab 2025 alle Arzneimittel angezeigt, die der Patient per eRezept verschrieben bekommen hat. Wenn ein Patient nicht möchte, dass beispielsweise seine Medikamente zur Behandlung psychischer Erkrankungen sichtbar werden, kann er der Medikationsliste widersprechen – allerdings nur gesamthaft. Dann werden keine seiner Medikamente in der ePA gespeichert. Möglich ist auch, dass er die Medikationsliste komplett verbirgt. Dann kann nur er sie sehen.

Wie soll die Schweigepflicht bei der Behandlung von Minderjährigen sichergestellt werden?

Das ist derzeit unklar. Die KBV bemüht sich um Klärung.

Wer ist verantwortlich, wenn der Patient wichtige Diagnosen aus seiner Akte entfernt, zum Beispiel HIV oder ein Krebsleiden?

Der Patient. Es ist seine Akte, die von ihm geführt wird.

Wer haftet bei einem Datenmissbrauch?

Nicht der Arzt.

Wer übernimmt die Aufklärung bezüglich des Datenschutzes?

Die Krankenkasse.

Müssen die Patienten eine neue Datenschutzerklärung unterschreiben?

Nein, das ist nicht erforderlich.

Darf der Arzt oder Psychotherapeut Aufgaben an sein Personal delegieren? Falls ja, welche?

Grundsätzlich sind alle im Zusammenhang mit der ePA stehenden Arbeiten als delegierbare Tätigkeiten zu qualifizieren, die sich auf die Übermittlung und die Speicherung der Daten in die ePA erstrecken und vom geltenden Delegationsrahmen umfasst sind. Diese Tätigkeiten können insoweit auf Personen übertragen werden, die als „berufsmäßige Gehilfen“ oder zur Vorbereitung auf den Beruf bei dem betreffenden Arzt oder Psychotherapeuten tätig sind (§ 346 Abs. 1 Satz 4 bzw. § 346 Abs. 3 Satz 3 SGB V). Ausnahmen können sich für bestimmte, ausdrücklich als nicht übertragbar deklarierte Informationen ergeben, zum Beispiel die Übermittlung und Speicherung von Ergebnissen genetischer Untersuchungen oder Analysen im Sinne des Gendiagnostikgesetzes.
 

Kann auf die Akte nur zugegriffen werden, wenn der Patient vor Ort ist oder auch noch später?

Der Zugriff eines Arztes auf eine Akte hängt nicht an der physischen Anwesenheit eines Patienten in der Praxis, sondern an der durch den Patienten erteilten Berechtigung. Solange eine Berechtigung durch einen Patienten für eine Praxis vorliegt, kann auf die Daten zugegriffen werden. Dies kann sowohl vor, während oder nach der Konsultation sein.

Muss der Arzt oder Psychotherapeut den Patienten fragen, ob sein Zugriff begrenzt ist? Darf oder muss er ihn auf mögliche Konsequenzen eines begrenzten Zugriffs aufmerksam machen? 

Der Arzt oder Psychotherapeut muss den Patienten nicht fragen, ob sein Zugriff begrenzt ist, zumal er im Falle einer Zugriffsbegrenzung technisch auch gar nicht auf die ePA zugreifen kann. Im Rahmen des anamnestischen Gespräches fragt der Arzt nach dem Befund und nicht nach den Zugriffsrechten. Auch muss der Arzt oder Psychotherapeut den Patienten nicht auf mögliche Konsequenzen eines begrenzten Zugriffs aufmerksam machen.