Aufbewahrungspflicht
Die Aufbewahrung von Patientenunterlagen ist gesetzlich klar geregelt. Grundlage sind § 10 Abs. 3 der Berufsordnung für Ärzte im Lande Bremen, sowie § 630f Abs. 3 BGB i.V.m. Art.17 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Danach sind ärztliche Aufzeichnungen grundsätzlich mindestens zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, sofern keine anderen Vorschriften abweichende Fristen vorgeben. Diese Pflicht umfasst sämtliche Behandlungsdokumentationen – von klassischen Patientenakten und Arztbriefen bis hin zu technischen Befunden wie Röntgenaufnahmen, EEG- oder EKG-Streifen sowie Laborwerten.
Wichtig: Auch elektronische Daten unterliegen dieser Frist und müssen entsprechend gesichert werden. Krankenkassen haben übrigens die Möglichkeit, innerhalb von zwei Jahren nach Erhalt eines Honorarbescheids Korrekturen zu verlangen. Es ist daher empfehlenswert, entsprechende Unterlagen zur Abrechnung mindestens über diesen Zeitraum hinaus vorzuhalten.
Übersicht aller Aufbewahrungsfristen
Kann ein Patient die Löschung seiner Daten verlängern?
Patienten haben keinen automatischen Löschungsanspruch, sondern es ist immer eine Einzelfallprüfung notwendig. Sie haben zwar nach der DSGVO ein sogenanntes „Recht auf Vergessenwerden“, das aber eingeschränkt ist. Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist ( Art. 5 DSGVO sogenannte Speicherbegrenzung). Nach der DSGVO ist die Löschung ausgeschlossen, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Geltendmachung/ Rechtsverteidigung erforderlich ist ( Art. 17 Abs. 3 DSGVO).
Heißt also:
- Kein Anspruch auf Löschung der Patientenakte vor Ablauf der Mindestaufbewahrungszeit (10 Jahre)
- Längere Speicherung zulässig, wenn noch Spezial fristen bestehen (z.B. 30 Jahre bei Strahlentherapie/Nuklearmedizin u.ä.)
- Falls die Daten noch zur rechtlichen Absicherung länger aufbewahrt werden müssen ( z.B. besondere Haftungsrisiken, Langzeitverläufe etc.).
Fazit: Eine längere Speicherung dürfte in der Praxis häufig notwendig oder rechtlich zulässig sein; es kommt aber immer auf den Einzelfall an.
Vernichtung der Daten
Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist müssen Unterlagen datenschutzgerecht vernichtet werden. Die KV Bremen bietet Praxen einen kostenfreien Service, Papierdaten, Aktenordner, Dateikarten und Datenträger bei der KV abzugeben. Wer Unterlagen über die KV Bremen entsorgen möchte, meldet sich bitte telefonisch unter 0421/3404-178 an.
