Recall-System

Praxistipp aus Landesrundschreiben Ausgabe 6/2011, Seite 6

Vorsorge und Früherkennung sind nicht nur für Patienten wichtig. Als Leistungen ohne Budgetdeckel helfen sie auch der Praxis. Ein Erinnerungsmanagement ist deshalb sein Geld wert. Wie Recall funktioniert und umsetzbar ist, lesen Sie hier.

Vorsorge, Früherkennung und Impfleistungen der gesetzlichen Krankenkassen werden nach wie vor zu wenig genutzt. Das belegen die Zahlen auch für Bremen und Bremerhaven. Ein Beispiel: Bei der Grippeschutzimpfung liegt die Impfquote im Land Bremen laut Robert-Koch-Institut mit weniger als 50 Prozent der älteren Bevölkerung deutlich unter den Impfzielen der Weltgesundheitsorganisation WHO (75 Prozent für 2010). Ärgerlich, denn Prävention und Impfungen werden außerhalb des Regelleistungsvolumens und ohne Mengenbegrenzung zu festen Preisen vergütet.

Mit einem Erinnerungs- und Terminmanagement (kurz: Recall) in der Praxis können die Teilnahmeraten gesteigert werden - mit relativ geringem Aufwand. Allerdings gibt es einige Aspekte, die bedacht, und einige Vorgaben, die eingehalten werden müssen.

Das Einverständnis

Bevor Sie Patienten an eine Vorsorgeuntersuchung erinnern, müssen diese in aller Regel zugestimmt haben. Dies gilt für Erinnerungen per Fax, per E-Mail, SMS oder übers Telefon. Hier geht der Gesetzgeber davon aus, dass sich der Betroffene ohne vorhergehende schriftliche Einwilligung belästigt fühlen könnte. Rechtsgelehrte streiten sich, ob dies auch für eine Erinnerung per Post gilt. Wer auf der sicheren Seite stehen möchte, lässt seine Patienten in jedem Fall eine Einverständniserklärung unterschreiben. Je eher ein solches Verfahren durch das Praxisteam verinnerlicht wird, desto besser. Idealerweise erhalten neue Patienten eine solche Einverständniserklärung schon beim allerersten Kontakt.

Muster Einverständniserklärung (PDF - 0,05 MB)

Die Formulierung

Das Recall-Anschreiben selbst muss so nüchtern gefasst werden, wie nur möglich. In dieser Frage sind die standesrechtlichen Vorgaben unerbittlich. Sie dürfen Ihren Patienten an eine Impfung oder eine Vorsorgeuntersuchung erinnern, ihnen aber nicht nahelegen, in Ihre Praxis zu kommen. Werbung in eigener Sache ist nicht zulässig. Eine Formulierung in einer Recall-Erklärung könnte beispielsweise so lauten: „Hiermit stimme ich zu, dass mich die Praxis X über Früherkennungsuntersuchungen und Impfungen informiert und mich an ausstehende Behandlungen oder Untersuchungen erinnert.“ Eine Muster-Einverständniserklärung finden Sie hier:

Als Praxis können Sie Ihre Patienten also per Brief erinnern, Faxe versenden, SMS-Nachrichten aufs Handy verschicken oder direkt anrufen. Eines dürfen Sie allerdings auf gar keinen Fall: Postkarten sind tabu. Ein Recall gilt als vertrauliche Information. Daher muss der Patient auch vertraulich angeschrieben werden.

Die Praxis-EDV unterstützt

Dass einer modernen Arztpraxis ein Recall-System gut zu Gesicht steht, haben schon vor einigen Jahren die meisten Hersteller von Praxisverwaltungssystemen erkannt. Mittlerweile sind geeignete Anwendungen in vielen Programmen eingebaut - was viele Nutzer gar nicht wissen. Häufig ist die Software zwar installiert, aber noch nicht aktiviert. Informieren Sie sich deshalb direkt bei Ihrem Anbieter darüber, ob ein entsprechendes Hilfsprogramm im Praxisverwaltungssystem implementiert ist. Wenn dies der Fall ist, sollten Sie sich auch darüber schlau machen, wie die Recall-Hilfe konkret funktioniert. Denn darin unterscheiden sich die Praxisverwaltungssysteme doch sehr. Am Ende steht allerdings oft eine Liste mit allen Patienten, die in absehbarer Zeit angeschrieben werden könnten. Diese müssen dann noch informiert werden.

Es geht auch ohne EDV

Für diejenigen Ärzte, in deren EDV kein Recall-System implementiert ist, bzw. die die Patientendaten lieber händisch pflegen lassen, gibt es den klassischen Weg über Karteikarten. Es ist sinnvoll, zwei Karteikästen mit einem Register (Monat oder Quartal) anzulegen. In der ersten Box sammeln Sie alle Karten der Patienten, die noch einbestellt werden sollen. Im zweiten Fach alle Patienten, die bereits einbestellt wurden. Nach der Behandlung werden auf den Karteikarten alle Informationen, die für einen Recall wichtig sind, notiert und die Karte dann entsprechend des nächsten potenziellen Vorsorge- oder Impftermins einsortiert.

In regelmäßigen Abständen, zum Beispiel monatlich oder einmal im Quartal, werden die erfassten Patienten aus der Kartei herausgenommen und erinnert. Die Karteikarte landet dann in der Box der einbestellten Patienten. Wenn sich der Patient meldet, wird die Karteikarte zu den Behandlungsunterlagen gelegt. Nach Abschluss der Vorsorgeleistung bzw. der Impfung wandert die Karteikarte in die Box der einzubestellenden Patienten. Das Spiel beginnt von vorn.

Gutes Praxisteam wichtig

Das A und O eines erfolgreichen Recall-Systems in der Praxis ist motiviertes Praxispersonal. Ideal ist es, einer Helferin die Verantwortung für das Erinnerungs- und Terminmanagement zu übertragen. Sie sollten allerdings das gesamte Team in die Pflicht nehmen, Ihre Patienten gezielt auf mögliche Früherkennungsuntersuchungen anzusprechen und auf die Einhaltung von Kontrollterminen zu achten. Manchmal wirken kleine Boni wahre Wunder. Loben Sie doch einfach Prämien für Ihre Mitarbeiter aus. Das Geld ist allemal gut investiert.

 

Integration von Früherkennungsuntersuchungen in den Praxisalltag (PDF - 0,12 MB)

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