FAQ zu Terminservicestelle und e-Terminservice

Der Informationsbedarf zur Terminservicestelle und zum e-Terminservice ist riesig. Deshalb haben wir hier viele Fragen und Antworten zusammengestellt.

1) Ist KV-Safenet/TI Voraussetzung für den eTerminservice?

Nein, eine Verbindung mit dem KV-Safenet bzw. mit der Telematik-Infrastruktur (TI) ist keine Voraussetzung für die Nutzung des eTerminservice. Jedoch gibt es jeweils eine eigene Internetadresse für eine Verbindung aus dem KV-Safenet/TI und aus dem normalen Internet:
KV-Safenet/TI:  https://praxis.eterminservice.kv-safenet.de
Normale Internet:  https://praxis.eterminservice.de

2) Warum benötige ich KV-Connect, um mich in den eTerminservice einzuloggen?

Es werden lediglich dieselben Zugangsdaten genutzt. Um Termine Ihrer Betriebstätte über den eTerminservice zu verwalten, benötigen Sie Ihren KV-Connect-Benutzernamen und Ihr individuell festgelegtes Passwort. Der Benutzername setzt sich grundsätzlich folgendermaßen zusammen: Vorname.Nachname.KVHB
Sollten Sie noch keine Zugangsdaten haben, können Sie diese bei der KV beantragen. Der Antrag ist auf der Homepage abrufbar: Antrag KV Connect
Nach Beantragung erhalten Sie von uns Ihre Zugangsdaten per Post. Darin sind Ihr persönlicher Benutzername und ein Initialpasswort enthalten. Letzteres müssen Sie bei der Erstanmeldung ändern.

3) Muss ich Termine an die Terminservicestelle melden?

Ja, durch das Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) ergibt sich für niedergelassene Ärzte und Psychotherapeuten eine Verpflichtung zur Meldung freier Termine an die Terminservicestelle. Die KV  Bremen hat auf Grundlage von Erfahrungswerten und Prognosen folgende Richtwerte für die Fachrichtungen festgelegt.

So viele Termine melden Ärzte an die Terminservicestelle

So viele Termine melden Psychotherapeuten an die Terminservicestelle

4) Was hat es mit dem Vermittlungscode auf sich?

Ärzte können Überweisungen, die dringend, also innerhalb der nächsten vier Wochen erforderlich sind, mit einem Vermittlungscode (12-stellig) kennzeichnen (Aufkleber auf Überweisungsschein). Ein Vermittlungscode berechtigt Patienten, die Terminservicestelle für die Vermittlung zu Fachärzten in Anspruch zu nehmen. Für Gynäkologen, Augenärzte, Hausärzte, Kinder- und Jugendärzte sowie Termine zur psychotherapeutischen Sprechstunde ist kein Vermittlungscode erforderlich (siehe Tabelle zu Frage 5).

5) In welchen Fällen und wie schnell muss die Terminservicestelle Patienten Termine vermitteln?

Die Terminservicestellen haben eine Woche Zeit, um Patienten einen Termin zu Ärzten sowie Psychotherapeuten zu vermitteln. Je nach Fachrichtung und ggf. Therapieform bzw. Behandlungsart gelten für den Zeitraum zwischen dem Anruf bei der Terminservicestelle und dem gebuchten Termin verschiedene Fristen. Diese sind der nachfolgenden Tabelle zu entnehmen.

6) Wir sind eine Gemeinschaftspraxis und möchten nicht für jeden Arzt individuelle Termine vergeben. Wie können wir Termine für die gesamte Praxis im eTerminservice einstellen?

Damit Sie nicht für jeden einzelnen Arzt in Ihrer Betriebsstätte Termine in den eTerminservice einstellen müssen, können Sie beispielsweise für Ihre Gemeinschaftspraxis ein eigenes Terminprofil anlegen. Für die Benennung tragen Sie dann zum Beispiel Ihren Praxisnamen ein. Wichtig ist, dass Sie dann auch Termine für dieses Terminprofil hinterlegen, sodass dies für die Terminservicestelle in der Terminsuche ersichtlich wird. Der Patient erfährt dann nur, dass er einen Termin in der Gemeinschaftspraxis XY hat.

7) Wir sind eine Praxis mit mehreren Nebenbetriebstätten und möchten gerne an jedem Standort Patienten empfangen, die über die Terminservicestelle vermittelt werden. Wie funktioniert das?

Um Termine für jeden Standort einer überörtlichen Gemeinschaftspraxis anbieten zu können, benötigen Sie für die Haupt- und jede Nebenbetriebstätte einen eigenen KV-Connect-Account. Haupt- und zugehörige Nebenbetriebstätten werden im eTerminservice aufgrund der unterschiedlichen Adressdaten einzeln angelegt. Damit Sie Patienten an jedem Praxisstandort empfangen können, müssen Sie sowohl für die Hauptbetriebstätte als auch für jede Nebenbetriebstätte Termine im eTerminservice hinzufügen. Eine Praxis mit drei Standorten (eine Haupt- und zwei Nebenbetriebstätten) benötigt dafür drei KV-Connect-Konten.

8) Wie kann ich als Kinderarzt Termine für die U-Untersuchung hinzufügen?

Damit Termine, die Sie für die U-Untersuchung bereitstellen möchten, von der Terminservicestelle als solche erkannt werden, müssen Sie derzeit noch ein manuelles Terminprofil mit der Bezeichnung „U-Untersuchung“ im eTerminservice hinzufügen. Beachten Sie dabei auch, die vorgeschlagene Termindauer auf Ihre Bedürfnisse anzupassen. Über den Terminprofilhinweis können Sie beispielsweise vermerken, dass gebuchte Patienten Ihnen im Vorfeld mitteilen müssen, um welche U-Untersuchung es sich handelt. Für dieses neu angelegte Terminprofil fügen Sie dann Termine hinzu, die für U-Untersuchungen angedacht sind. Die Terminservicestelle ermittelt während der Terminvergabe die notwendige U-Untersuchung und hinterlegt dies im eTerminservice hinter dem Namen des Patienten in Klammern. Diese Information können Sie aufrufen, wenn Sie in der Terminplanung des eTerminservice den gebuchten Termin anklicken. In absehbarer Zeit wird bei Kinder- und Jugendärzten durch den eTerminservice automatisch ein Terminprofil für die U-Untersuchungen angelegt.

9) Wie werde ich über gebuchte Termine benachrichtigt?

Damit Sie über gebuchte Termine, die Sie der Terminservicestelle zur Verfügung gestellt haben, informiert werden, müssen Sie im Online-Portal des eTerminservices eine E-Mail-Adresse oder Faxnummer hinterlegen und freischalten. Wir empfehlen die E-Mail-Adresse. Eine Anleitung zur Einrichtung der Benachrichtigungsfunktion finden Sie im Internet: www.kvhb.de/tss-terminbenachrichtigung Wichtig ist, dass Sie alle dort aufgeführten Schritte befolgen, um künftig über den ausgewählten Benachrichtigungskanal informiert zu werden. Die Benachrichtigungen werden derzeit zwischen 23:00 und 24:00 Uhr versendet, dementsprechend muss im Falle einer Faxnummer gewährleistet sein, dass das Faxgerät zu diesem Zeitpunkt auch eingeschaltet ist.

10) Was ist im Falle von Praxisumzügen und damit einhergehenden Adressänderungen zu beachten?

Grundsätzlich importieren wir unsere Stammdaten in den eTerminservice zum Monatsbeginn mit Änderungen zum aktuellen Monat. Zur Überbrückung können Sie im eTerminservice im „allgemeinen Praxisprofilhinweis“ eine entsprechende Mitteilung hinterlegen. Diese ist dann während der Terminbuchung ersichtlich und kann den Patienten durch die Terminservicestelle mitgeteilt werden. Ein solcher Praxisprofilhinweis könnte folgendermaßen lauten: Neue Adresse zum 1. August 2019: Schwachhauer Heerstr. 26-28, 28209 Bremen.

11) Müssen wir alle von der TSS gemeldeten Patienten annehmen?

Ja, generell müssen Sie alle Patienten, die über die Terminservicestelle an Ihre Praxis vermittelt werden, für den gebuchten Termin annehmen. Jedoch ergibt sich für den Patienten aus dem gebuchten Temin kein Anspruch auf eine weitere/dauerhafte Behandlung. Dies wird den Patienten auch am Telefon durch die Terminservicestelle mitgeteilt. Arzt und Patient können natürlich weiterhin gemeinsam entscheiden, ob eine dauerhafte Aufnahme möglich ist. Sollten Sie in Ausnahmefällen nachträglich einen bereits gebuchten Termin nicht einhalten können, müssen Sie den Patienten sowie die Terminservicestelle darüber informieren und können einen Ersatztermin vereinbaren. Die Kontaktdaten des Patienten finden Sie im eTerminservice. Hierzu rufen Sie Ihre Terminplanung auf und klicken auf den entsprechenden Termin. Somit öffnet sich ein Fenster,
in dem unter anderem die Kontaktdaten des Patienten hinterlegt sind. Um Terminabsagen durch Praxen weitestgehend zu verhindern, ist es erforderlich, dass Sie angebotene Termine, die zum Beispiel in Ihre Urlaubszeiten fallen, vorausplanend im eTerminservice blockieren oder löschen.

12) Was ist mit nicht gebuchten Terminen?

Termine, die durch die Terminservicestelle bis zu einem gewissen Zeitpunkt nicht vermittelt wurden, werden wieder frei. Der Zeitpunkt, ab wann Sie diese Termine wieder selbst vergeben können, ist abhängig von dem sogenannten minimalen Buchungsabstand. Dieser legt fest, wie viele Tage mindestens zwischen Terminbuchung und Datum des eingestellten Termins liegen müssen. Der minimale Buchungsabstand kann derzeit individuell zwischen einen und sieben Tagen festgelegt werden. In den meisten Fällen ist ein minimaler Buchungsabstand von sieben Tagen voreingestellt.

Beispiel: Minimaler Buchungsabstand = 7 Tage
Anruf bei der TSS 03.06.2019, 10:00 Uhr

Um Überschneidungen kurz vor Ablauf dieser Frist zu vermeiden, empfehlen wir, sich die aktuelle Buchungssituation online im eTerminservice anzusehen. Psychotherapeuten und psychotherapeutisch tätigen Ärzten raten wir, den minimalen Buchungsabstand für psychotherapeutische Akutbehandlungen anzupassen. Grund dafür ist die neue Frist für die Terminvermittlung von zwei Wochen. Durch Anpassung des minimalen Buchungsabstandes auf zum Beispiel drei Tage, stehen der Terminservicestelle kurzfristigere und auch mehr Termine zur Verfügung. Der voreingestellte minimale Buchungsabstand für die psychotherapeutische Sprechstunde sowie zur probatorischen Sitzungen von sieben Tagen kann bleiben.

13) Was ist, wenn Patienten nicht zum gebuchten Termin erscheinen?

Sogenannte No-Shows melden Sie bitte der Terminservicestelle. E-Mail an tss@kvhb.de bzw. Fax 0421.34 04 433), Faxformular (pdf - 111 kB).

Ein Feedback über nicht wahrgenommene Termine ist derzeit noch nicht über das Online-Portal eTerminservice möglich. Es ist zu erwarten, dass die Software perspektivisch um eine Rückmeldefunktion erweitert wird. Dies ermöglicht dann eine gezielte Evaluation. Diese Ergebnisse könnten dann zum Beispiel dem Gesetzgeber vorgelegt werden.
Derzeit gibt es keine Rechtsgrundlage, No-Show-Patienten in die Verantwortung zu nehmen.

14) Ist der Datenschutz beim eTerminservice gewährleistet?

Ja. Es werden keine personenbezogenen Patientendaten per E-Mail oder Fax im Falle von Terminbuchungen bzw. -änderungen versendet, sondern lediglich die Initialen. Die vollständigen Patientendaten sind nur im Online-Portal eTerminservice einsehbar. Die dort hinterlegten Daten befinden sich auf sicheren Servern. Gesundheitsdaten werden überhaupt nicht erfasst.